Transactiekosten Externe Inhuur

woensdag, 09 december 2009 11:53

 

In dit artikel wordt het optimaliseren van het proces externe inhuur beschouwd vanuit een transactiekostenperspectief. Er wordt gesteld dat elke organisatie die regelmatig inhuurt, minimaal 10% op het jaarbudget van externe inhuur kan besparen. De auteur, Paul Oldenburg, weidde in 1993 zijn doctoraalscriptie Bedrijfskunde aan de transactiekosten theorie. Nu in 2009 blijkt nog altijd de actualiteit van de benadering; O. Williamson wint de Nobelprijs voor de Economie. En dat terwijl het fundament voor de theorie al in 1937 is gelegd door R. Coase in zijn artikel The Nature of the Firm.

Transactiekosten zijn de kosten die zijn geassocieerd met het doen van transacties tussen marktpartijen. De specifieke transacties die in dit artikel besproken worden betreffen de inhuur van extern personeel door een inlenende organisatie. Transactiekosten worden gesplitst in kosten die gemaakt worden vóór de feitelijke transactie (ex ante) en kosten die gemaakt worden ná de feitelijke transactie (ex post). Ex ante transactiekosten zijn kosten die gepaard gaan met het zoeken en vinden van de juiste marktpartij, kosten voor selectie en screening van kandidaten en de kosten voor het opstellen van de contract. Ex post transactiekosten zijn kosten zoals het monitoren van de in het contract gemaakte afspraken, het bijleggen van geschillen en het (juridisch) ontbinden van de relatie.

 

De theorie stelt dat organisaties de meest economische vorm zullen kiezen voor het doen van transacties. De klassieke uitbestedingsvraag "make or buy". Als de marktprijs die betaald moet worden, vermeederd met de transactiekosten, groter is dan de kosten van het zelf uitvoeren of maken, zal gekozen worden om de onderliggende activiteit zelf te organiseren. Vertaald naar de markt van inhuur betekent dit dat een organisatie bij een te hoge marktprijs + transactiekosten zal kiezen voor zelf opleiden en zelf recruteren van personeel in plaats van dit extern in te huren.

 

Boeiend wordt het als we kijken naar de oorsprong van transactiekosten. Welke factoren zijn van invloed op de hoogte van transactiekosten? Vertaald naar de markt voor externe inhuur zijn de volgende factoren van invloed op de hoogte van de transactiekosten:

1.   De beperkte rationaliteit van beslissers. Volledig economisch rationeel handelen is in de praktijk vaak niet mogelijk omdat het menselijk brein maar bepaalde hoeveelheid alternatieven kan afwegen. Daarnaast zijn vaak niet alle alternatieve mogelijkheden voor inhuur bekend. Hoe transparanter de markt en hoe meer afspraken en contracten gestandaardiseerd kunnen worden, hoe meer ruimte er ontstaat voor economisch rationeel handelen.
2.   Menselijke neiging tot opportunistisch gedrag (handelen van uit eigen belang). De inlener wil een optimale prijs/kwaliteitverhouding en de leverancier streeft naar winstmaximalisatie. Op het onderdeel prijs is per definitie een conflicterend belang. Door in contracten bijvoorbeeld de nadruk te leggen op continuiteit van de relatie kan een gezamenlijk belang worden gediend. Hiermee wordt de factor opportunisme van minder betekenis.
3.   Specificiteit van in te huren kennis en ervaring. Hoe specifieker de in te huren kennis, hoe hoger de transactiekosten en in de markt voor externe inhuur, hoe hoger het tarief. Bij zeer specifieke kennis loont het voor de inlener vaak om zelf te investeren in training, coaching en werving, zeker als de gewenste kennis regelmatig beschikbaar dient te zijn.
4.   Frequentie van de transactie. Hoe hoger de frequentie van een transactie, hoe aantrekkelijker het voor de inlener wordt om te investeren in eigen personeel in plaats van het steeds opnieuw inhuren. De voortbrengingskosten van de leverancier worden immers altijd minimaal vermeerderd met een marge en met de beschreven transactiekosten. Aan de andere kant kan een hoge frequentie van transacties leiden tot een optimaal afgestemd proces, waar transactiekosten tot een minimum beperkt blijven. Bovendien kunnen bij grotere volumes scherpere afspraken over marge gemaakt worden.

 

Bij het optimaliseren van het proces externe inhuur kunnen bovengenoemde aanjagers van transactiekosten in de kiem worden aangepakt. Dit levert lagere transactiekosten op en derhalve meer rendement uit de samenwerking met de leverancier.

 

1. Aanpak beperkte rationaliteit. In de markt is software beschikbaar om het aanbesteden van aanvragen en het zoeken en selecteren van kandidaten te automatiseren. Een dergelijke geautomatiseerd marktplaatssysteem maakt de markt veel transparanter. Op grond van harde selectiecriteria wordt door het systeem automatisch een top 5 prijs/kwaliteit geselecteerd. Meer keuze, dus meer kwaliteit en meer concurrentie, dus lagere prijs, tegen minder inspanning. Een goed marktplaatssysteem werkt op basis van rechtmatigheid, dat wil zeggen transparant, objectief en niet discriminerend. Een voorbeeld van een dergelijk systeem wordt in de markt aangeboden door Staffing MSP en draait onder meer bij UWV en Gemeente Deventer. Bij gelijkblijvende kwaliteit daalde tarieven voor externe inhuur met gemiddeld 15%.
3. Aanpak opportunisme. Het is van belang dat in de inkoopvoorwaarden van de inlener een mechanisme wordt opgenomen dat goed presterende leveranciers beloont en slecht presterende leveranciers diskwalificeert. Op deze manier wordt continuiteit van de relatie tussen inlener en leverancier de primaire inzet van onderhandelingsgesprekken en wordt een gezamenlijk belang nagestreefd. Contracten dienen dusdanig opgesteld te worden dat belangen niet conflicteren. In de meeste inhuurovereenkomsten is prijs de belangrijkste factor. Prijs herbergt echter per definitie een conflicterend belang. De inlener wil de beste prijs/kwaliteitverhouding en de leverancier streeft naar winstmaximalisatie. Er moet derhalve een gedeeld belang aan het contract ten grondslag liggen. Best practice is de continuïteit van de relatie als leidend thema in het contract op te nemen. Een goede prijs is dan een gevolg van de wens van de leverancier om beter dan zijn concurrenten te presteren en om de opgebouwde relatie met de inlener te continueren.
5. Specificiteit van kennis en ervaring. Het is voor de inlener van belang om exact te weten wat hij inhuurt en wat daarvoor wordt betaald. Alleen dan kan een afweging gemaakt worden om zelf te investeren in opleiding en werving, of om extern in te huren. Dit vereist centrale management informatie die regelmatig wordt aangeleverd en verwerkt.  maandelijks actuele rapportages aan te leveren.
7. Aanpak frequentie. Ook hier geldt meten is weten. Veel organsiaties blijken niet in staat om aan te geven in welke volumes welk type extern personeel met welke vaardigheden werd ingehuurd. Onderhandelingsruimte in de contracten met leveranciers wordt daardoor niet maximaal benut.

 

Door gericht de aanjagers van transactiekosten aan te pakken kan elke organisatie die regelmatig inhuurt minimaal 10% besparen op zijn jaarlijkse budget voor externe inhuur. Met behoud van zowel kwaliteit als kwantiteit van externe inhuur.

 

Rotterdam, 4 december 2009

Paul Oldenburg